CWT MEETINGS & EVENTS
In un contesto economico come quello attuale che si annuncia in ripresa, ma che lascia ampi margini alla prudenza, l’attenzione da parte degli event e incentive planner rimane massima sulle voci di spesa e sulla loro ottimizzazione. Anche la scelta della destinazione risulta, per esempio, influenzata dalla necessità di contenere i costi, come conferma il recente studio presentato da Cwt e dedicato al mondo Mice – il Travel Price Forecast M&E 2014 – secondo il quale le aziende tenderanno a preferire nei prossimi mesi le mete nazionali rispetto a quelle internazionali.Un’altra tendenza del 2014 – proprio ai fini dell’ottimizzazione dei costi – è la volontà dei planner di implementare una gestione strategica e integrata dell’organizzazione degli eventi e degli incentive, comprendente la centralizzazione degli acquisti e la revisione dei contratti con i fornitori.
Risponde a queste esigenze la nuova dashboard lanciata da Cwt Meetings & Events. Si tratta di uno strumento di reportistica ideato per monitorare tutte le spese correlate all’organizzazione di eventi tramite un unico cruscotto di controllo, web-based e con un’interfaccia semplice e intuitiva. Lo strumento è stato presentato di recente in anteprima sul mercato europeo (e nei prossimi mesi verrà immesso anche in America e nell’area Asia-Pacifico).
«Essere il partner giusto per le aziende nell’organizzazione dei loro meeting ed eventi significa sempre più saper offrire le soluzioni necessarie per un’efficace gestione dell’intero processo, compresi un attento controllo di tutte le spese correlate, utile anche per il calcolo strategico del return on investement generato. Per questa ragione Cwt M&E Dashboard diviene uno strumento fondamentale, grazie ad analisi dettagliate su tutte le voci di spesa e a report facilmente leggibili, davvero utili per gli event manager» spiega Stefania Trallori, direttore Cwt Meetings & Events Italia.
Cwt M&E Dashboard si distingue perché permette al planner di avere rapidamente un quadro preciso e completo della spesa e intervenire per ottimizzarla. La dashboard raccoglie e consolida infatti tutti i dati relativi agli eventi, comparandoli anche anno su anno e permette la facile lettura tramite tabelle e grafici. I report sono inoltre altamente personalizzabili: grazie a un sistema di filtri è per esempio possibile avere report sul numero di eventi organizzati in un anno o sul totale dei partecipanti, sulla spesa complessiva o media per evento, sul numero medio di partecipanti o sul costo medio per partecipante.
Tutte le spese effettuate sono monitorate per categorie di servizi (trasporti aerei, ferroviari e via terra, hotel, food & beverage, attività, staff, e così via), oltre che per spesa, destinazione e dimensione dei gruppi. Lo strumento è pensato nei minimi particolari per facilitare il lavoro degli organizzatori e dei meeting e incentive planner: i dati si possono per esempio esportare in formato excel per essere condivisi con altre funzioni aziendali, come l’ufficio acquisti.
Il tool è inoltre già disponibile in diversi Paesi dell’area Emea – in particolare in Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Olanda, Portogallo, Regno Unito, Spagna, Svezia e Svizzera – e permette alle aziende multinazionali di avere i dati di diversi Paesi consolidati e analizzati in un unico sistema.