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di Alessandra Boiardi
- 23.09.2026
Nella fase di ricerca della location, mettere a confronto più strutture fa parte del lavoro di chi organizza un evento. Per farlo, una volta definito il progetto, si sottopone una richiesta a hotel e venue che, sulla base delle informazioni ricevute, elaborano la propria proposta.
A questo serve la RFP, Request for Proposal, il documento che sintetizza requisiti, necessità e obiettivi dell’evento, per consentire alle location di formulare offerte mirate e ai meeting planner che le ricevono di fare le loro valutazioni comparative.
Il passaggio, almeno in teoria, sembra lineare, ma non sempre lo è. Mettiamo il caso di tre alberghi che ricevono la richiesta per lo stesso evento e inviano tre preventivi: il primo comprende alcuni servizi nella tariffa della sala, il secondo li quota separatamente, il terzo propone una soluzione diversa per gli spazi.
A quel punto il vero problema del meeting planner diventa non tanto scegliere, ma ancor prima confrontare le offerte. E perché accade? Probabilmente, tutte e tre le strutture non avevano ricevuto abbastanza informazioni, o meglio, la RFP mancava di metodo. La qualità delle risposte che arrivano dipende infatti prima di tutto dalla qualità delle informazioni contenute nella RFP: informazioni incomplete, esigenze non specificate o criteri di valutazione lasciati impliciti possono diventare un problema piuttosto serio.
Una richiesta, molte interpretazioni
La RFP non ha un formato standard: può essere un documento articolato, con una descrizione dettagliata dell'evento - agenda, camere, configurazione delle sale, esigenze audiovisive, servizi di ristorazione e le indicazioni sul budget - anche se capita e non raramente che si limiti a poche informazioni essenziali, magari inviate semplicemente nel corpo di una mail.
Persino all'interno della stessa organizzazione il livello di dettaglio può cambiare in funzione del progetto, del tempo a disposizione e di chi prepara la richiesta. Può inoltre capitare che venga utilizzato lo schema di una RFP precedente, modificando date e numeriche senza ripensare completamente il documento sulla base delle caratteristiche del nuovo evento.
Eppure, sapere, per esempio, se servono ambienti per la segreteria organizzativa, aree per sponsor e partner, spazi riservati ai relatori o incontri paralleli non sono meri dettagli se una struttura deve formulare una proposta precisa. Avere o non avere tali informazioni incide non poco sulla costruzione dell'offerta e quando mancano, il confronto successivo richiede inevitabilmente qualche passaggio in più.
Camere, spazi e tempi: dove si gioca il confronto
Come abbiamo visto, alcuni aspetti che sembrano dettagli possono diventare rilevanti già nella fase della richiesta. Il numero delle camere non basta sempre a definire il fabbisogno, poiché in un congresso o in un evento aziendale può essere necessario bloccare una quantità di camere senza conoscere ancora il numero definitivo delle prenotazioni. Diventa quindi importante capire fino a quando sarà possibile modificare il rooming, quale margine di variazione potrà essere gestito e quali saranno le condizioni nel caso in cui il numero finale sia inferiore a quello inizialmente previsto.
Lo stesso vale per le cancellazioni: un evento programmato con largo anticipo può subire modifiche, essere ridimensionato o, in alcuni casi, dover essere rinviato. Le condizioni contrattuali e le eventuali penali sono quindi elementi che possono incidere sulla valutazione della proposta e che hanno senso se vengono considerati fin dall'inizio del confronto.
La RFP può essere standardizzata?
La domanda, a questo punto, è quali siano gli elementi davvero indispensabili in una RFP, tenendo anche a mente che un congresso medico, una convention aziendale e un incentive non hanno le stesse esigenze e non avrebbe senso sottoporli a una richiesta costruita secondo uno schema rigido.
Nel report Shaping Tomorrow's RFP: Insights from Association Professionals di Conferli, oltre il 40% delle associazioni dichiara di non seguire un processo RFP formalizzato e il 45% ritiene che quello utilizzato presenti margini di miglioramento. Tra le difficoltà segnalate compaiono proprio le informazioni incomplete e la difficoltà nel confrontare proposte costruite in formati differenti.
Tra le possibili soluzioni viene indicato un approccio modulare: una struttura di base con le informazioni comuni a tutti gli eventi, a cui aggiungere le sezioni necessarie in funzione del progetto. È un'impostazione che consente di evitare sia la richiesta troppo sintetica sia il documento eccessivamente lungo, nel quale informazioni rilevanti rischiano di perdersi.
La RFP vista dagli alberghi
Una delle criticità segnalate dagli hotel riguarda le richieste che arrivano con tempi molto stretti. Rispondere entro poche ore non è sempre possibile per un albergo, soprattutto quando la persona che prepara il preventivo segue anche gli eventi operativamente.
Per quanto riguarda invece le informazioni contenute nella RFP, oltre alla mancanza di informazioni indispensabili e precise, per gli hotel è difficile formulare proposte quando si indicano periodi troppo ampi, oppure non si hanno ancora dettagli sulla configurazione delle sale o sulle esigenze tecniche, almeno in linea di massima.
Anche sapere se la richiesta è parte di una gara tra più strutture o se l'agenzia sta già lavorando su un incarico assegnato può avere un peso. Non necessariamente perché debba cambiare la sostanza della proposta, ma perché sono informazioni che aiutano la venue a comprendere meglio il contesto della richiesta e il livello di approfondimento necessario.
Quello che non dovrebbe mancare in una RFP secondo gli alberghi sono anche le indicazioni di budget indicativo. Sarebbe un po’ come chiedere di organizzare un viaggio senza dire quanto si è disposti a spendere. E quando si confrontano le RFP serve anche ricordare che il prezzo va analizzato: una tariffa per la sala può comprendere determinati servizi e lasciarne altri fuori, una struttura può includere l'assistenza tecnica nella propria proposta, mentre un'altra può considerarla un servizio aggiuntivo, quindi va tutto valutato attentamente, senza limitarsi alla cifra in sé. Il discorso vale per tutto: catering, attrezzature audiovisive, spazi accessori e condizioni operative.
Il perché dell’evento c’entra con la RFP
C'è poi un altro aspetto che può incidere sulla qualità delle proposte: la RFP non dovrebbe fermarsi agli aspetti organizzativi, ma dare alla location qualche elemento per capire che tipo di evento ha davanti. Obiettivi, pubblico, format e risultati attesi aiutano infatti a leggere le richieste nel loro insieme e a proporre soluzioni più coerenti.
Anche indicare le priorità può fare la differenza, perché in un evento non tutti gli elementi hanno lo stesso peso. Per un’organizzazione può essere decisiva la flessibilità degli spazi, per un’altra la tecnologia, la sostenibilità, la posizione della struttura o le condizioni economiche. Se questi criteri restano impliciti, le location possono concentrarsi su aspetti diversi e le proposte diventano più difficili da confrontare.
Le regole d’oro
Al di là del formato scelto, una RFP dovrebbe partire dunque da un obiettivo preciso: rendere le offerte realmente confrontabili. Per riuscirci, ci sono alcuni accorgimenti di base. La richiesta deve avere una struttura chiara e indicare con precisione quali informazioni compilare; lo stesso modello va inviato a tutte le venue e, per quanto possibile, le risposte dovrebbero seguire lo stesso formato. In questo modo è più semplice individuare differenze, condizioni e servizi inclusi nelle diverse proposte, senza dover ricostruire ogni volta le informazioni a partire da documenti organizzati in modo diverso.
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