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di Alessandra Boiardi
- 14.04.2025
La nostra è già l'epoca dell’Intelligenza Artificiale e alcuni dei suoi impatti più concreti si iniziano a vedere per davvero nella nostra vita, così come nel lavoro. Certamente siamo solo agli inizi, se, secondo un'analisi condotta da Unioncamere e Dintec a fine 2024, l'impiego dell'Intelligenza Artificiale nelle aziende italiane è in aumento, ma riguarda solo l'11,4% del totale. La ricerca ci dice però anche che l'AI è vista come una tecnologia fondamentale per il futuro, con il 18,9% delle imprese che prevede di investire nella nuova tecnologia nel periodo compreso tra il 2025 e il 2027.
Tra innovazione e resistenze, anche la meeting industry esplora il potenziale dell’AI: opportunità o rivoluzione inevitabile?
AI e organizzazione eventi: come stanno le cose
La questione resta, qui come in tanti ambiti, piuttosto complicata, perché quello portata dall’AI è - a detta anche degli esperti - non un semplice cambiamento, ma una vera e propria rivoluzione paragonabile, e forse persino superiore, a quella portato da Internet in termini di impatto sociale, culturale e tecnologico.
Alcuni organizzatori di eventi stanno iniziando a esplorarne le potenzialità, ma moltissimi restano perlopiù in modalità "soluzioni tradizionali" almeno per ora. Questo per diversi motivi, non ultimi alcuni timori come: "L'AI è troppo complicata, costosa, difficile da usare" e via dicendo. Tutto legittimo, ma è anche vero che le opportunità che l'AI offre – come ottimizzare la logistica o personalizzare l’esperienza degli utenti – sono troppo evidenti per non convincersi che il cambiamento è inevitabile.
Personalizzazione e come usare l’AI negli eventi
Secondo Giacinto Fiore, divulgatore di Intelligenza Artificiale e tra i principali esperti e speaker italiani sul tema AI: “gli imprenditori italiani guardano all’Intelligenza Artificiale con un misto di curiosità e diffidenza”.
La situazione è ancora più variegata se parliamo del settore dell’organizzazione di eventi. “Alcune realtà - spiega Fiore - hanno già adottato strumenti AI per migliorare l’esperienza dei partecipanti, ad esempio attraverso sistemi di personalizzazione dei contenuti o assistenti virtuali. Altre, invece, sono ancora legate a modalità più tradizionali. Il potenziale dell’AI in questo ambito è enorme: può aiutare a rendere gli eventi più coinvolgenti, efficienti e accessibili, soprattutto grazie all’analisi predittiva, all’automazione dei processi e alla creazione di contenuti dinamici. Se guardiamo al futuro dell’organizzazione di eventi, ci sono tre applicazioni dell’AI che avranno un impatto determinante, secondo Fiore.
La prima è la personalizzazione avanzata, che grazie all’analisi dei dati permetterà ai partecipanti di ricevere suggerimenti mirati su sessioni, speaker e contenuti più adatti ai loro interessi. La seconda riguarda la traduzione simultanea automatizzata, un elemento chiave per rendere gli eventi realmente internazionali abbattendo le barriere linguistiche. Infine, la gestione del networking, che grazie a sistemi AI-driven potrà facilitare il matching tra i partecipanti, aiutandoli a connettersi con chi ha interessi e obiettivi comuni.
Giacinto Fiore ha fondato insieme a Pasquale Viscanti, “IA Spiegata Semplice“, community e podcast tra i più seguiti in Italia sul tema Intelligenza Artificiale dedicata a imprenditori e manager, nonché organizzatore dell’AI WEEK, che si terrà quest’anno il 13 e 14 maggio alla Fiera di Milano Rho con speaker di fama internazionale come Zack Kass, Rory Flynn, Alec Ross e Paolo Ardoino. Dalla teoria alla pratica, in che modo si utilizzerà l’Intelligenza Artificiale dal punto di vista organizzativo?
"L’AI giocherà un ruolo chiave per migliorare l’esperienza dei partecipanti" spiega Fiore. "L’AI Play permetterà di rivedere contenuti e approfondimenti on-demand, mentre useremo Interprefy per la traduzione simultanea. Inoltre, grazie a Inwink, i partecipanti riceveranno suggerimenti personalizzati su quali sessioni seguire e con chi entrare in contatto, ottimizzando il loro tempo durante l’evento".
Andare oltre l’hype tecnologico
"L'Intelligenza Artificiale rappresenta una frontiera ampia e complessa, da esplorare senza pregiudizi, sia per migliorare l'esperienza dei partecipanti che per ottimizzare l'organizzazione interna delle agenzie" sottolinea Annalisa Ponchia, Sustainability manager di AIM Group International. "Ma se la tecnologia offre oggi molteplici opportunità - continua Ponchia - il vero valore emerge solo quando si identifica con precisione l'ambito di applicazione più adatto, capace di garantire un impatto concreto sull'efficienza operativa".
L'AI è uno strumento che deve essere calibrato sulle reali esigenze di chi lo utilizza. "Serve adattarla, educarla, affinché risponda con efficacia alle richieste specifiche. Un esempio pratico è il customer service, un settore ad alto dispendio di tempo ed energie. Per ottenere un reale vantaggio, è essenziale addestrare l'AI con dati strutturati, come domande categorizzate degli utenti. Questo consente risposte più rapide e pertinenti, migliorando l'esperienza complessiva del partecipante".
La personalizzazione emerge come parola chiave nell'adozione dell'AI. "Grazie alla raccolta di dati quantitativi e qualitativi, diventa possibile proporre contenuti e attività sempre più allineati alle preferenze individuali", aggiunge Ponchia.
"Il progresso tecnologico sta arricchendo l'ecosistema degli eventi con strumenti innovativi. Pensiamo per esempio alle App che forniscono servizi avanzati come la traduzione simultanea o la condivisione di abstract delle sessioni, anche in tempo reale, ma non solo. Per esempio esiste una app, She - Sustainability Hub for Events - che dà supporto all’organizzazione di eventi sostenibili nei vari aspetti - calcolo delle emissioni, consigli sulla gestione del catering, degli spostamenti, ecc - offrendo soluzioni per ridurre l’impatto ambientale e migliorare la sostenibilità complessiva", sottolinea Ponchia.
"Quello che manca ancora a mio avviso - conclude Ponchia - è una reale consapevolezza generale del mondo degli eventi rispetto alle potenzialità e alle applicazioni dell’Intelligenza Artificiale, che troppo spesso viene percepita come un'innovazione futuristica anziché come una risorsa già disponibile e implementabile. Solo attraverso la formazione e la sperimentazione concreta sarà possibile sfruttarne appieno i benefici, trasformandola in un alleato strategico per il settore".
AI e il settore dei congressi medico-scientifici
Un ambito particolare dell’organizzazione congressuale che merita qualche riflessione a parte è quello medico-scientifico e della formazione ECM, che ha come target una classe professionale, quella medica e degli operatori sanitari, sempre più interessata all’evoluzione dell'Intelligenza Artificiale. ECM Quality Network ha da poco concluso la prima edizione di Campus AI, un percorso formativo progettato dall’associazione di provider insieme a IA Spiegata Semplice.
Susanna Priore, presidente di ECM Quality Network, racconta l’esperienza del Campus: "Il Campus AI ha rappresentato un momento decisivo, un punto di incontro tra tecnologia e formazione sanitaria che ha superato ogni aspettativa.
Siamo partiti da una timida presenza da parte dei corsisti sino ad arrivare, questo già dal secondo appuntamento, a una partecipazione attiva ed entusiasta, un misto di curiosità e voglia di comprendere come l’intelligenza artificiale possa diventare un’alleata nella progettazione e gestione degli eventi formativi. Tuttavia, questo entusiasmo si è accompagnato a una sana dose di riflessione. Molti partecipanti hanno manifestato timori, soprattutto riguardo all’impatto dell’AI sui modelli organizzativi e sulla regolamentazione. Per la maggior parte di loro, il Campus AI è stata la prima vera occasione per confrontarsi in modo strutturato con questa tecnologia, scoprendo che l’AI non è solo una prospettiva futura, ma una realtà con cui è necessario fare i conti già oggi".
Consulta la “Guida ai Congressi medico-scientifici 2025”
Governare il cambiamento
Il primo grande ostacolo è la mancanza di una regolamentazione specifica che definisca in modo chiaro come l’AI possa essere integrata nella formazione sanitaria. "Questa incertezza normativa crea un terreno fertile per dubbi e perplessità, rendendo difficile per i provider sfruttare appieno il potenziale dell’AI" sottolinea Priore. Un’altra sfida è la necessità di ripensare i modelli formativi tradizionali.
"Per farlo - analizza Priore - è essenziale un cambio di mentalità: non si tratta solo di acquisire nuove competenze tecniche, ma di sviluppare una visione chiara delle potenzialità e delle implicazioni di questa tecnologia. La formazione deve essere un ponte tra l’innovazione e la pratica quotidiana, aiutando i provider a comprendere come l’AI possa migliorare la qualità dei percorsi formativi, ottimizzare i tempi e ridurre i costi, senza compromettere la conformità normativa. E ci sono altre questioni da valutare, dalla privacy dei dati all’etica dell’automazione, che richiedono una formazione che non sia solo tecnica, ma anche critica. Il prossimo futuro sarà un’epoca di trasformazione profonda per i provider ECM. La vera sfida sarà governare questo cambiamento, mantenendo sempre al centro la qualità della formazione e la conformità normativa".
Trasformare le competenze
"L’Intelligenza Artificiale rappresenta una grande opportunità per il mondo MICE" spiega Margherita Ruggiero, consulente di Digital Marketing specializzata in contenuti SEO per il web e social media, con una forte expertise nei settori MICE, Luxury Travel e B2B. "Aziende e professionisti possono iniziare subito con investimenti minimi. Tuttavia, ho sperimentato con i miei clienti che per vedere risultati concreti non basta usare Chat GPT per scrivere un’e-mail o sintetizzare un testo. Il vero vantaggio nasce da una visione strategica precisa e da un percorso di sistematizzazione che renda l’uso dell’IA coerente e replicabile internamente. Questo percorso potrà evolvere rapidamente verso automatismi sempre più complessi, soprattutto con l’imminente arrivo degli IA Agent, capaci di svolgere azioni complesse in piena autonomia".
Anche nel Digital Marketing, un aspetto sempre più importante nel mondo degli eventi, l’Intelligenza Artificiale costringe a riflessioni su competenze e cambiamento. "Chiunque lavori nel Digital Marketing deve conoscere l’IA, perché è il settore più rapidamente e profondamente impattato dalle sue applicazioni" sottolinea Ruggiero.
"La SEO (Search Engine Optimization), per esempio, era conosciuta come l’arte delle parole chiave, ma oggi l’AI consente ai motori di ricerca una comprensione del testo che va ben oltre qualche parola ripetuta più volte in una pagina. Tutto ciò che troviamo online dipende da algoritmi che guidano le nostre scelte rendendo visibili o invisibili le informazioni. L’IA generativa come Chat GPT sta portando un ulteriore cambiamento profondo, con conseguenze dirette sulla visibilità dei siti web e sul business model dei motori di ricerca".
Secondo Margherita Ruggiero è inevitabile che alcune professionalità consolidate vedano trasformarsi rapidamente il proprio ruolo, come per esempio le attività di traduzione, che potrebbero essere ridimensionate o cambiare radicalmente. "Prendere subito dimestichezza con l'Intelligenza Artificiale non serve soltanto a migliorare l'efficienza interna: è fondamentale per continuare a offrire valore e restare competitivi. Dobbiamo prepararci a nuove aspettative e comportamenti di clienti e partecipanti agli eventi: velocità, semplicità e personalizzazione saranno alla base delle loro scelte. Le aziende che anticiperanno questi cambiamenti avranno un vantaggio decisivo" conclude Ruggiero.
Questo articolo fa parte della cover story Do you speak AI? uscita sul nuovo numero di Meeting e Congressi. Leggi tutta la cover story online!