Il budget di un evento: esiste quello perfetto?

• di Alessandra Boiardi
• 22.10.2024

Il budget guida ogni decisione economica di un evento, permettendo all'organizzatore di monitorare e garantire la sua sostenibilità finanziaria. Essenziale per la pianificazione, non solo permette di prevedere, calcolare e controllare entrate, uscite e rischi economici, ma è anche fondamentale per gestire al meglio le risorse, stabilire priorità e prendere decisioni informate.

Gli organizzatori sono ben consapevoli dell'importanza di avere una visione chiara attraverso un budget ben gestito, ma affrontano anche numerose difficoltà. Quali complicazioni e rischi possono sorgere da un budget impreciso? E quali sono i consigli da seguire per un budget efficace? Abbiamo chiesto a tre esperti del settore di condividere i loro suggerimenti su 5 “do” e “5 don’t” per fare il budget di un evento al meglio.

Uno strumento di controllo, ma anche di gestione 

La gestione economica di un evento deve essere monitorata continuamente, tenendo sotto controllo sia le spese che le entrate. Le spese possono variare: potrebbero aumentare, se emergono nuove necessità, o diminuire, se si trova un fornitore più conveniente, consentendo magari di aggiungere ulteriori voci al budget. "Per questo motivo, il budget è estremamente dinamico e non è solo uno strumento di controllo economico, ma è anche essenziale per la gestione complessiva dell'evento, perché permette di valutare in anticipo le spese previste e di attivarsi per garantire la disponibilità delle risorse necessarie a coprirle» spiega Mauro Zaniboni, presidente e Ad di MZ Events.  Qui i suoi suggerimenti. 

DA FARE

1. Considerare il budget preventivo come strumento di controllo economico dell’evento, calcolando i costi, l’eventuale obiettivo di utile e – di conseguenza – prevedendo le entrate necessarie tra sponsorizzazioni e quote di iscrizione
2. Considerare il budget anche come strumento di controllo di gestione dell’organizzazione dell’evento, con revisioni periodiche
3. Redigere il budget preventivo sulla base dei dati storici dell’evento, ma in forma prudente: calcolare le entrate in quantità prudente e le spese in quantità massima. In questo modo le sorprese saranno solo positive
4. Considerare i costi non-evidenti che si calcolano in sede di bilancio aziendale annuale: IRAP e INPS sui compensi, costo IVA pro-rata, marche da bollo su fatture esenti, ecc.
5. Se si usa un foglio Excel come strumento di gestione del budget, fare in modo che le formule automatiche non siano modificabili, oppure controllarle periodicamente. Un piccolo errore in una formula può costare molto caro

DA NON FARE

1. Stilare il budget preventivo e non rivederlo più sin dopo l’evento. 
2. Pasticciare con l’IVA, un po’ costi ivati e un po’ no: preferire un budget che gestisca solo gli imponibili (senza IVA, in quanto questa è completamente detraibile nella nostra professione)
3. Quando non si hanno dati storici delle passate edizioni, basarsi solo sulle aspettative del cliente. Si deve preparare un budget anche per una situazione critica, considerando le spese minime necessarie per l’organizzazione dell’evento
4. Utilizzare il budget solo per capire se le entrate pareggiano i costi

5. Lasciare la gestione del budget a un team di più persone che possono operarci singolarmente, ma concentrare la gestione e l’aggiornamento del budget a un solo responsabile.

Le sfide degli organizzatori 

Nella maggior parte dei casi, il compito di redigere il budget è degli organizzatori di eventi. «Se hai un budget chiuso e predefinito la principale difficoltà risiede nel far rientrare tutte le variabili possibili che possono crearsi in corso d’opera, se il budget lo devi costruire è importante mettere in campo tutta l’esperienza possibile per far sì che ogni dettaglio sia previsto a monte e che il consuntivo non si discosti troppo da quanto preventivato" sotolinea Maddalena Milone, Ceo di Meeting Planner. Ecco i suoi consigli.

DA FARE

1. Focalizzarsi su scopo e obiettivo dell’evento per realizzare un design accurato
2. Preparare una lista dettagliata delle attività
3. Dialogare con i fornitori, chiedere consiglio su ottimizzazioni
4. Valutare diverse opzioni attraverso una conoscenza approfondita del territorio
5. Destinare una quota del budget agli imprevisti

DA NON FARE

1. Tralasciare il monitoraggio e l’aggiornamento regolare delle voci di spesa e delle entrate
2. Ignorare le aree di miglioramento (potranno essere utili nella elaborazione di nuovi budget!)
3. Sottostimare il costo del lavoro, specialmente quello del team
4. Non coinvolgere il team in tutte le fasi, dal preventivo al consuntivo: possono contribuire fattivamente ad una allocazione efficace delle risorse
5. Non richiedere contratti scritti con i/le clienti in cui tutte le clausole sono ben chiare

Soluzioni out of the box e approccio strategico

Quali sono invece più nello specifico le peculiarità del budget di un evento corporate? Luca Corsi, Internal Communication & PR Manager Vorwerk Italia,  spiega come "nel contesto di eventi aziendali come quelli di Vorwerk Italia – ovvero eventi destinati alla forza vendita, con un budget prestabilito a monte dall'azienda –, la principale difficoltà consiste nel riuscire a massimizzare il valore di ogni euro speso per motivare, celebrare e coinvolgere efficacemente le persone a cui l’evento è dedicato. Il “faro” che va tenuto sempre acceso su tutto il processo, quindi, è l’obiettivo standard di ogni evento: creare un'esperienza memorabile e coinvolgente per i partecipanti, ovviamente rimanendo nei limiti del budget imposto". Ecco cosa consiglia.

DA FARE

1. Allinearsi sempre con gli obiettivi aziendali: ogni spesa deve essere strettamente legata agli obiettivi aziendali, dando priorità alle voci che hanno il maggiore impatto sulla motivazione della forza vendita.
2. Accantonare una provvista di riserva: è essenziale accantonare una parte del budget come fondo di emergenza, per gestire situazioni non previste senza dover chiedere ulteriori fondi.
3. Negoziare i contratti: bisogna sempre cercare di ottenere dai fornitori le condizioni più favorevoli e la massima flessibilità. Clausole di cancellazione vantaggiose e opzioni di rinegoziazione possono salvaguardare l'azienda da incrementi di spesa inaspettati.
4. Monitorare costantemente il budget: occorre disporre di un sistema rigoroso per tracciare le spese in tempo reale. Questo aiuta a garantire che il rispetto del budget e permette di intervenire rapidamente in caso di deviazioni dalla via maestra.
5. Rianalizzare il budget a fine evento: esaminare “ex post” come sono stati spesi i fondi rispetto alle previsioni e agli obiettivi raggiunti fornisce insight preziosi su come ottimizzare la spesa per gli eventi futuri

DA NON FARE

1. Sbagliare nel compilare la griglia delle spese: non definire preliminarmente e con precisione tutte le voci di spesa può portare a brutte sorprese. In fase di pianificazione, quindi, è fondamentale compilare una griglia delle spese dettagliate e completa.
2. Sottostimare i costi variabili: non prendere in considerazione adeguatamente le fluttuazioni dei costi variabili, come il catering o le spese di viaggio, può causare sforamenti significativi del budget.
3. Sottovalutare i costi nascosti: spesso alcuni costi non sono immediatamente evidenti nelle fasi iniziali della pianificazione. Tasse, spese accessorie o costi logistici occulti e non considerati possono far sforare il budget molto rapidamente.
4. Non avere un piano B: l’assenza di alternative per aspetti critici dell'organizzazione di un evento può causare caos e costi aggiuntivi se le prime opzioni falliscono.
5. Accettare supinamente il budget imposto: ci possono essere casi in cui modifiche al budget sono necessarie per garantire il successo dell'evento. Non far capire questo aspetto alla direzione può portare a inefficienze e potenziali fallimenti. E per quella che è la mia esperienza, quando le motivazioni sono valide, l’azienda le comprende e viene sempre incontro all’event manager.

 

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