Microsoft ha di recente dichiarato che dal 1 novembre lancerà un assistente in stile ChatGPT integrato nei suoi software per l’ufficio che può riassumere le riunioni di Teams al posto di chi non potrà partecipare, scrivere mail, fare grafici e slide in pochi istanti. Si tratta solo dell’ultimo esempio di come l’ascesa dell’intelligenza artificiale possa modificare il modo di lavorare.
Ma qual è l’impatto dell’AI nel mondo degli eventi? E come i professionisti del settore si devono preparare?
Come sempre, anche nella event industry - dove la competenza umana e la creatività sono tradizionalmente fondamentali - il dibattito è aperto tra chi vede queste nuove tecnologie come una minaccia e chi ne valuta invece il potenziale. Al centro ci sono le competenze: quali saranno comunque indispensabili e quali invece andranno implementate?
Abbiamo parlato di tutto questo con Annalisa Ponchia, Innovation Director AIM Group International.
Cosa può fare l’AI nell’event management
Secondo Annalisa Ponchia i modi in cui l'AI potrà influenzare il settore degli eventi sono molteplici, offrendo un aiuto nei compiti anche complessi. “Nonostante questi vantaggi, è importante notare che si potrebbe dover affrontare sfide legate alla privacy dei dati, problemi di sicurezza e necessità di supervisione umana. Trovare il giusto equilibrio tra automazione e tocco umano sarà fondamentale per un'integrazione di successo dell'AI nel settore dell’organizzazione di eventi” ricorda.
Ecco alcune delle applicazioni dell’AI individuate da Annalisa Ponchia a supporto dell’organizzazione degli eventi:
- Personalizzare l’esperienza dei partecipanti: analizzando i dati, comprese le preferenze, il comportamento e le interazioni passate. Ciò potrebbe includere programmi di eventi su misura, matchmaking con partecipanti pertinenti e consigli sui contenuti personalizzati.
- Pianificare e programmare gli eventi: stabilendo le date e gli orari ottimali degli eventi in base a dati storici, eventi locali e disponibilità dei partecipanti. L'AI può anche aiutare a suggerire luoghi adatti e pianificare la logistica in modo efficiente.
- Fornire assistenza in tempo reale e gestire le richieste dei partecipanti: chatbot e assistenti virtuali basati sull'intelligenza artificiale possono gestire le richieste comuni dei partecipanti prima e durante l'evento, fornendo assistenza in tempo reale, rispondendo alle domande e guidando i partecipanti alle sessioni o agli stand pertinenti.
- Migliorare la sicurezza dell’evento: i sistemi di riconoscimento facciale basati sull'intelligenza artificiale possono migliorare la sicurezza dell'evento identificando i partecipanti e impedendo l'accesso non autorizzato. Questo può essere utilizzato anche per il check-in senza contatto e il recupero del badge.
- Curare contenuti e raccomandazioni: gli algoritmi AI possono analizzare i contenuti, come presentazioni, workshop e tavole rotonde, per consigliare sessioni pertinenti ai partecipanti in base ai loro interessi e preferenze.
- Favorire eventi multilingue: i modelli linguistici AI possono facilitare eventi multilingue fornendo servizi di traduzione in tempo reale, abbattendo le barriere linguistiche e rendendo gli eventi più inclusivi.
- Ottimizzare strategie di marketing: esaminando i dati di eventi e campagne di marketing precedenti per ottimizzare le strategie promozionali e rivolgersi a un pubblico specifico in modo più efficace.
- Analizzare dati e approfondimenti: fornendo preziose informazioni sul comportamento dei partecipanti, sui livelli di coinvolgimento e sulle aree di miglioramento.
- Ottimizzare le risorse: come la pianificazione del personale, la gestione dell'inventario e i servizi di catering, portando a risparmi sui costi e a una maggiore efficienza.
- Raccogliere feedback e sondaggi in tempo reale: i sistemi di feedback basati sull'intelligenza artificiale possono raccogliere risposte in tempo reale dai partecipanti, consentendo agli organizzatori di eventi di apportare modifiche e miglioramenti istantanei durante l'evento.
- Curare il follow-up post-evento: incluso l'invio di e-mail di ringraziamento, la distribuzione di sondaggi post-evento e l'analisi del feedback per futuri miglioramenti dell'evento.
AI e competenze dei professionisti degli eventi
“L'intelligenza artificiale comporterà inevitabilmente anche un cambiamento nelle competenze e nelle capacità necessarie per operare in questo panorama in continua evoluzione” sottlinea Ponchia. “Abbracciando queste competenze, potremmo sfruttare il potere dell'intelligenza artificiale per ottenere un impatto significativo sulla meeting industry, rivoluzionando vari aspetti della pianificazione, esecuzione e analisi post-evento degli eventi”.
Ecco diverse competenze chiave dei professionisti degli event industry che secondo Annalisa Ponchia diventeranno sempre più rilevanti:
Alfabetizzazione AI: i meeting planner dovrebbero avere una buona conoscenza dei concetti di AI, delle sue applicazioni e dei potenziali limiti. Questa conoscenza li aiuterà a sfruttare efficacemente gli strumenti e le tecnologie di AI nella pianificazione e gestione degli eventi.
Analisi e interpretazione dei dati: vista la grande quantità di dati che l’AI è in grado di elaborare, l’abilità starà nell'analizzare e interpretare le informazioni da questi ricavate, per ottenere risultati migliori.
Adattabilità e competenza tecnologica: il settore sperimenterà continui progressi tecnologici. Gli addetti dovranno essere aperti all'apprendimento di nuovi strumenti e piattaforme basati sull'intelligenza artificiale, rivolti a semplificare i processi e migliorare le esperienze dei partecipanti.
Creatività e innovazione: essenziali per progettare esperienze di eventi uniche e coinvolgenti che si distinguano in un mercato competitivo e proiettare proprio quel talento, che l’AI non potrà mai sostituire.
Intelligenza emotiva: man mano che l'IA assume alcuni compiti, il tocco umano diventa ancora più critico. I planners dovranno usare la loro intelligenza emotiva per comprendere le esigenze dei partecipanti, fornire esperienze personalizzate e affrontare le problematiche in modo logico ed efficace.
Pensiero strategico: l'implementazione dell'IA richiede una pianificazione strategica per identificare le aree in cui può avere l'impatto più significativo, come il coinvolgimento dei partecipanti, il processo decisionale basato sui dati e l'ottimizzazione delle risorse.
Consapevolezza della sicurezza informatica: poiché i sistemi di intelligenza artificiale gestiscono i dati sensibili dei partecipanti, i professionisti devono essere consapevoli dei rischi per la sicurezza informatica e implementare misure per proteggere la privacy dei dati e prevenire le violazioni.
Capacità di risoluzione dei problemi: l'intelligenza artificiale è uno strumento potente, ma non privo di sfide. Chi ne usufruisce dovrà essere in grado di gestire eventuali problemi che potrebbero emergere dall’utilizzo.
Collaborazione e comunicazione: l'implementazione dell'AI spesso comporta la collaborazione con team inter-funzionali e fornitori esterni, con i quali sarà vitale comunicare e collaborare per un'integrazione dei processi e una efficace gestione delle tecnologie da essa derivate.
Etica e responsabilità sociale: man mano che l'IA diventa più diffusa nel settore, si dovrà essere consapevoli delle considerazioni etiche, come la privacy dei dati, la mitigazione dei pregiudizi e garantire che l'IA serva al meglio gli interessi di tutte le parti coinvolte.
Apprendimento continuo: la capacità e velocità di apprendimento diventerà uno stimolo per tutti a rimanere aggiornati sulle tendenze e sulle best practice dell'IA, per rimanere competitivi.