-
Redazione
- 12.02.2020
Tra le cose da fare nella fase del dopo-evento, c’è senz’altro quella di scrivere una lettera di ringraziamento ai partecipanti, oltre che ai relatori, agli sponsor e ai diversi partner istituzionali.
Ogni lettera dovrebbe essere personalizzata almeno per tipologia del destinatario, qui vediamo meglio cosa non dovrebbe mancare se state scrivendo a chi è intervenuto in platea: i partecipanti del vostro evento.
La prima riflessione da fare è che una lettera di ringraziamento va sempre prevista, questo vi permetterà di
- Rafforzare le relazioni
- Condividere la soddisfazione di un evento ben riuscito
- Far sentire ogni partecipante importante
- Dare informazioni sulla prossima edizione.
Parola d’ordine: personalizzare
A nessuno piace ricevere una comunicazione smaccatamente standardizzata e anche nel caso di un post-evento sarebbe un clamoroso autogol. A seconda del tono di voce del vostro evento, prevedete una lettera più formale o meno, ma sempre personale. Nel caso si tratti di un evento istituzionale, i ringraziamenti dovranno essere firmati dal committente nella persona con la carica più importante, per esempio dopo un congresso medico in genere andrebbero fatti a nome dell’associazione committente e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico.
Anche il canale che viene scelto dipende molto dal grado di formalità dell’evento e della comunicazione che è stata scelta.
- Mail: è la scelta più immediata, ma anche nel caso di una mail preoccupatevi di curare la grafica e la personalizzazione
- Lettera: più elegante e sicuramente più ‘preziosa’, è la scelta più tradizionale, ma verrà apprezzata di più se non risulta ‘fredda’ e rigidamente formale
- Comunicazione sul sito: prevedere un contenuto di ringraziamento sul vostro sito non esclude le altre opzioni, ma potrebbe essere un modo interessante per ‘parlare’ sia ai partecipanti sia a chi non è intervenuto, ma potrebbe decidere di farlo per una prossima edizione
- Video-ringraziamento: una soluzione meno formale, ma molto efficace. Potreste pensare a un video in cui i ringraziamenti sono fatti a voce da una personalità importante legata all’evento (esempio: l’Ad per una convention aziendale) o a un video emozionale.
Leggi anche-> Post-evento: cosa fare per un follow up di successo
Ringraziare con i dati
Dire quanto siete stati bravi snocciolando numeri potrebbe essere troppo autocelebrativo. Ma le cose cambiano se li includete nei ringraziamenti. Qualche numero sull’andamento dell’evento rafforza i ringraziamenti e soprattutto genera un senso di inclusione da parte di chi ha contribuito con la sua presenza. In altre parole, è una leva per l’engagement della community del vostro evento.
Dati e informazioni servono anche a innalzare il grado di memorabilità dell’evento e a farne percepire il valore.
È solo un arrivederci
Quasi sempre un evento non è fine a se stesso e il momento dei ringraziamenti è quello giusto per ribadirlo.
Ecco perché è utile arricchire i ringraziamenti con informazioni utili sulle attività legate all’evento stesso. Nel caso di un evento associativo, per esempio, potete includere informazioni sull’attività dell’associazione, le iniziative future, e se l’evento era aperto anche ai non-soci, tutte le indicazioni per associarsi.
Non dimenticate anche di segnalare in maniera chiara tutti i vostri canali: sito internet, newsletter e canali social.
Infine, il ringraziamento è il momento perfetto anche per lanciare il ‘save the date’ per la prossima edizione, includendo tutte le informazioni già disponibili – come luogo e data se già decise – oppure rinnovando l’invito a restare in contatto per ottenerle. Nel caso di eventi a pagamenti può già essere lanciato l’early bird, ovvero l’iscrizione all’evento con uno sconto più o meno consistente che sia però abbastanza significativo perché un partecipante decida di mettere già in agenda per l’anno successivo il vostro evento.