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di Alessandra Boiardi
- 05.03.2018
Per la buona riuscita di un evento, chiunque abbia un ruolo attivo nella sua organizzazione, gestione e realizzazione ha una responsabilità. Per questo, come diciamo sempre, i dettagli fanno la differenza.
I briefing per organizzare un evento hanno una importanza fondamentale, e prevederne uno anche appena prima dell’evento (o il giorno prima) con tutto lo staff è un ottimo investimento di tempo per presentare ai partecipanti il vostro migliore biglietto da visita, a partire dall’accoglienza.
Come deve essere fatto un briefing a hostess e steward perché sia davvero efficace? Come organizzare lo staff di segreteria e come trasferirgli tutto quello che devono sapere in maniera chiara?
Il briefing allo staff di un evento
Ruoli, tempi, programma: il briefing allo staff prima di un evento serve innanzitutto per ricapitolare quanto già deciso (e non a decidere in quel momento), ma è molto importante per assicurarsi che tutti abbiamo la situazione sotto controllo.
Cosa fare?
1 – Trovare un momento per fare una riunione con tutte le persone coinvolte nella gestione operativa dell’evento. Che si tratti di personale temporaneo o dello staff della sede congressuale, è importante che ci siano tutti: addetti alla segreteria, alla reception, alla regia audio-visiva, hostess e steward, addetti al guardaroba e al parcheggio, lo staff del catering.
2 – Passare in rassegna ogni fase dell’evento dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza: momenti di break, sessioni, spostamenti, ecc.
3 – I partecipanti chiederanno più facilmente alle hostess e agli steward in sala informazioni logistiche, ma anche di carattere generale. Per questo è utile che lo staff di sala conosca più dettagli possibili o almeno sappia a chi indirizzare i partecipanti per risolvere i loro quesiti.
4 – Non trascurare le info online. Per i partecipanti che desiderano conoscere dettagli sul programma, spostamenti e orari qualora è prevista una app per l’evento sarà possibile reperire tutte le informazioni utili direttamente online. Anche lo staff di un evento deve naturalmente conoscere l’app e saperla proporre ai partecipanti come “guida” all’evento.
5 – Responsabilizzare tutti i collaboratori: deve essere chiaro che il successo dell’evento è un merito, ma anche una responsabilità di tutti. Il briefing è un buon momento per ricordarlo.
6- Infondere fiducia. Ok la responsabilità e ok il compito difficile, ma anche se “temporary” è bene ricordare a tutti che fanno parte di un team che ha un unico obiettivo, il successo dell’evento. Insomma, la parola d’ordine è “collaborazione”.
7 – Ricordare che è vietato dire “non lo so”! Anche se i partecipanti hanno il brutto vizio di chiedere qualunque cosa a chiunque, anche se è ovvio che lo staff al catering non sa a che ora chiude il parcheggio a pagamento di fronte, non lo so è l’ultima delle cose da dire.