Potreste aver organizzato l’evento più bello del mondo ma se non avete una comunicazione che funziona a dovere avrete sprecato una grandiosa occasione per “farvi conoscere”. Va da sé che stiamo parlando di grandi appuntamenti, ma in linea di principio un efficiente approccio mediatico è necessario a prescindere dalle dimensioni dell’appuntamento.
Ma come si fa? Semplice: si mettono in campo i professionisti.
Non basta avere di fronte a sé una tastiera, sapere quattro cose su come funziona il web e uno smartphone in tasca per capire – e soprattutto saper gestire – i meccanismi della comunicazione, sia questa interna all’azienda oppure rivolta verso l’esterno, media compresi.
Innanzitutto bisogna comprendere come funziona, a chi si rivolge e con chi lavora un ufficio stampa o comunicazione.
Questo, infatti, può essere coadiuvato da altri settori o figure facenti riferimento al committente, ovvero
• l'ufficio marketing
• la struttura preposta all'organizzazione di eventi (interna o esterna)
• la segreteria operativa
• la segreteria di direzione
• altri addetti alla comunicazione di aziende e agenzie partner dell’evento
• altri addetti alla comunicazione a livello istituzionale.
Nella fase di organizzazione, realizzazione e svolgimento dell’evento la comunicazione è al centro di una molteplicità di funzioni. Impossibile fare a priori un elenco esaustivo delle attività in capo alla risorsa perché
• la comunicazione è in continua evoluzione contenutistica, di target e tecnologica
• i compiti da assolvere sono vincolati alle necessità di comunicazione del committente
• la componente di problem solving insita nel ruolo lascia campo aperto a infinite declinazioni e varianti.
In particolare, oggi i social media catalizzano l’attività di comunicazione di un evento, grande o piccolo che sia. A tal proposito ricordiamo che
• i social media hanno modificato l’uso della comunicazione trasformandola da indiretta a diretta e poi ancora da diretta a interattiva
• giornalisti e “pubblico” (ovvero, invitati, delegati, relatori eccetera) fruiscono sempre più delle stesse informazioni in contemporanea.
Ne deriva una necessaria attenzione ai diversi momenti della comunicazione:
• pre-evento: teasing
• scheduling: creazione dell’evento e push per la partecipazione
• evento: narrazione in diretta
• post-evento: feedback e approfondimenti
• engagement: come riempire gli spazi rimanendo vivi nella mente degli interlocutori (non più solo stampa ma anche utenti finali).
La comunicazione sul web deve essere sempre più integrata e sfruttare i canali messi a disposizione, spesso gratuitamente, e con i quali è possibile raggiungere il proprio target:
• sito web, la “facciata” seria dell’azienda e il repository di tutte le informazioni su di essa e sui prodotti
• canali social (Facebook, Google+, Twitter…), perfetti per la comunicazione/condivisione emozionale e luogo di incontro/confronto con prospect e clienti
• hashtag, lo storytelling real time.
Tutti questi strumenti e i relativi skill richiesti fanno oggi parte di una “cassetta degli attrezzi” sempre più indispensabile a rendere davvero “grande” un evento.