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Lorenzo Pignatti - +39 Italy
- 05.10.2016
1. Valutare lo spazio necessario con attenzione (spesso ci si ferma al dato sulla capienza della sala plenaria, ma ci sono altri elementi da tenere in considerazione):
• spazi per registrazione e accoglienza
• ampio magazzino per il materiale da distribuire ai partecipanti
• spazio per eventuale welcome coffee/coffee break, che magari preferiamo essere diverso da quello di check in e accoglienza
• spazio per dare visibilità ai vostri sponsor o a progetti/prodotti dell’azienda
• spazio per la società di catering che permette preparazione, servizio e sbarazzo in modo efficiente, silenzioso e senza fastidiosi odori
• spazio per gli speaker e/o per ospiti che avete necessità di tenere lontano dagli occhi dei partecipanti fino all’ultimo
• spazio di backstage per artisti e personale di palco
• spazio per tecnici e regia di palco, che preferibilmente dovrebbe essere di fronte al palco o comunque con ottima visibilità sullo stesso.
2. Considerare l’accessibilità della location in base alla provenienza dei nostri ospiti:
• se il trasporto è organizzato con navette da un hotel o dall’azienda non avremo grosse difficoltà in qualsiasi caso
• se gli ospiti devono raggiungere la location con mezzi propri e provengono tutti dalla stessa città (sede azienda) sarà utile avere non solo un parcheggio capiente ma soprattutto dei mezzi pubblici che servano la zona
• se la location è fuori città (oppure i nostri ospiti provengono da città diverse) allora dobbiamo sicuramente garantire un parcheggio a tutti gli ospiti oppure prevedere navette da punti di raccolta quali aeroporti, stazioni, capolinea della metropolitana, e così via.
3. Approfondire le attrezzature tecniche disponibili, poiché il noleggio delle stesse è piuttosto costoso e quindi va valutato con attenzione che cosa offre la location, in particolare:
• impianto audio, a volte vi è la predisposizione e tutti gli allacci necessari ma non l’impianto vero e proprio e a volte l’impianto “di casa” potrebbe non soddisfare le vostre richiese in termini di qualità e flessibilità, verificate con attenzione
• gli schermi e i proiettori, soprattutto quelli di elevata qualità necessari per spazi ampi o grandi formati, sono parecchio costosi e se la location ne dispone di propri è sicuramente un gran vantaggio
• impianto luci, se sia "dimmerabile" o meno, se vi permette di gestire le diverse fasi o “scene” dell’evento, se illumina in modo separato e autonomo sia il palco sia la platea o comunque la sala che state valutando in maniera funzionale
• la disponibilità di moduli per il palco, il podio e qualche “prop” d’arredamento è un altro plus della location che vi permetterà tagliare un po’ i costi
• la predisposizione della location per l’allestimento di cabine di traduzione, se necessarie, vi eliminerà diversi mal di testa e vi farà risparmiare qualche centinaia di euro dal budget.
4. Chiedere informazioni circa la sicurezza ed eventuali certificazioni di conformità. Lo so che a volte non ci si pensa proprio o si da per scontato che una certa location abbia sempre tutto in regola… ma è un vostro diritto chiederne riscontro e, con i tempi che corrono, direi ormai un vostro dovere farlo nel rispetto dei vostri ospiti. Da valutare sono:
• planimetrie con punti di raccolta e uscite di sicurezza fanno parte dei documenti che come planner dovete assolutamente richiedere per essere pronti a ogni evenienza
• certificazioni degli impianti elettrici e antincendio sono sempre più frequentemente richiesti dalla clientela internazionale, quindi con buona probabilità diventerà presto una prassi anche qui in Italia
• piani di evacuazione dovrebbero essere resi disponibili dal vostro contatto presso la location prescelta.
5. Valutare il costo/beneficio di una location e come si integra con il budget totale dell’evento:
• attraente o funzionale? La nostra location deve essere eccezionale perché deve attrarre gli ospiti oppure l’evento e i suoi contenuti sono talmente forti che la location può passare in secondo piano? Ovviamente la percentuale di budget da dedicare alla location cambia radicalmente nei due casi sopra indicati
• pensate alle “spese collaterali necessarie” per far funzionare la location che vi piace perché è ovvio che le spese per l’allestimento e la gestione di una cascina rustica nelle campagne toscane sono diverse da quelle necessarie per gestire lo stesso evento in una sala meeting in un hotel in centro a Firenze… e non volete trovarvi a non avere più il budget per le navette o per l’allestimento del palco.
Spesso vi troverete a dover scendere a compromessi perché la location perfetta stranamente non esiste mai per nessuno… ma è assolutamente normale e credo l’importante sia fare una lista di priorità in modo da sapere su cosa siete irremovibili e quali altre caratteristiche invece possono essere flessibili.