Guai, oggi, a non essere smart. Poco importa il settore nel quale si lavora. Dall’editoria alla ristorazione, dalle infrastrutture al terziario, dall’industria al turismo. Negli ultimi anni la nozione di “smart”, acronimo inglese dei concetti “specifico”, “misurabile”, “achievable” (raggiungibile), “rilevante” e “temporalmente definito” che gioca sul significato letterale della parola, che significa, pur in varie declinazioni, “intelligente”, si è diffusa a tal punto da essere divenuta una caratteristica irrinunciabile per qualsiasi progetto di successo.
Dunque, anche un evento, e gli obiettivi a esso collegati, devono esserlo, pena essere fuori dai giochi.
Nel caso del Mice, un obiettivo del quale tenere conto in sede di progettazione potrebbe essere, per esempio, “aumentare il numero di partecipanti dell’X per cento rispetto all’anno precedente”. Ma come procedere?
Innanzitutto va tracciata una valutazione preliminare riguardo a tempi, interlocutori, programma e logistica di base vada di pari passo con quella relativa ai risultati che si desidera ottenere. In questa sede, concetti un po’ troppo generici quali la soddisfazione dei partecipanti o l’interesse suscitato dai contenuti delle relazioni rischiano di essere poco misurabili (e soprattutto frutto di stime difficilmente ponderabili a priori) per determinare l’effettivo successo dell’iniziativa mentre è invece utile fissare degli obiettivi minimi quantitativi, che possano fare da metro e da punto di riferimento.
Lavorare su dei file comparativi costituisce la base di partenza per strutturare l'evento avendone ben chiari gli obiettivi e senza correre il rischio di tralasciare argomenti rilevanti.
Per meeting e congressi a scadenza periodica la pietra di paragone è inevitabilmente rappresentata dall’edizione precedente, della quale vanno valorizzati gli aspetti di successo, corretti i punti di debolezza e migliorati i risultati complessivi. Nel caso di una appuntamento alla sua prima edizione è comunque possibile stabilire dei parametri attraverso il confronto con altre manifestazioni dello stesso genere, avvalendosi della consulenza di un Pco per ottenere un benchmarking realistico.
E sono molti i fattori da mettere a confronto. Quanti partecipanti, accompagnatori, interventi e abstract sono previsti? Quante le traduzioni e i comunicati stampa? Saranno presenti dei giornalisti? Quanta esposizione mediatica si attende? Negli ultimi anni, per gli eventi di medie e grandi dimensioni anche dati come il numero di condivisioni, like e tweet correlati all’evento o gli accessi al sito web dell’iniziativa sono divenuti parte integrante dei report conclusivi, che costituiscono una base dati importante per tracciare le strategie di comunicazione, ma non solo, per gli appuntamenti successivi.
Ampliare la visione già in fase progettuale anche a queste (più o meno) nuove tendenze rappresenta senz'altro un approccio smart al lavoro di programmazione.
Tra gli obiettivi ancillari del progetto può figurare anche il ritorno dell’investimento, ovvero la generazione di utili. I congressi medico-scientifici, per esempio, sono considerati a tutti gli effetti delle attività commerciali in grado di generare valore e, conseguentemente, comportano un certo rischio imprenditoriale. Nel caso l’evento generi un utile (e questa eventualità è tanto più possibile quanto la programmazione sia stata attenta e meticolosa), questo potrà senz’altro essere considerato un obiettivo “smart” raggiunto che potrà essere impiegato per sovvenzionare altre attività associative.