BT CONGRESS
Come sappiamo, la pandemia ha avuto un impatto repentino e profondo sulla meeting industry. Stando allo studio "L'impatto del Covid sulla meeting industry italiana", solo nel 2020 il 69,7% degli eventi e dei congressi è stato cancellato, il 16,9% rinviato e solo il 13,4% posticipato a un’altra data nell’anno in corso. Ma nonostante i dati messi in evidenza dalla ricerca, svolta dall'Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore in collaborazione con l'associazione Federcongressi&eventi, è restata la necessità di formazione dei professionisti del settore medico. Necessità che di fatto si è tradotta in una maggiore richiesta e disponibilità da parte delle figure interessate a partecipare a eventi online.
In termini pratici, questo ha significato per BT Congress un cambio di approccio sia a livello strutturale che programmatico. Già a marzo 2020 il PCO aveva già deciso di rafforzare gli investimenti in software e infrastrutture capaci di garantire una maggiore competitività nell’erogazione di servizi e soluzioni digitali per i clienti. In questo modo, è riuscito a garantire una continuità nella gestione e nell’organizzazione degli eventi medici ECM sfruttando al massimo i benefici forniti dalla modalità online.
Gli eventi ECM di BT Congress
BT Congress ha puntato su 3 principi:- Formazione sincrona e asincrona
- Interazione
- Assistenza pre e post-evento
Secondo BT Congress, l’utilizzo combinato della modalità sincrona e asincrona rappresenta la strategia migliore per l’erogazione di corsi di formazione ECM. Tale modalità offre infatti maggiori opportunità di fruizione ai discenti, adattandosi maggiormente ai loro tempi e alle loro necessità. Per questo, tutti gli interventi dei relatori in modalità sincrona vengono anche registrati.
Particolare attenzione è rivolta anche all'interazione, ossia all'aspetto relazionale che spesso, erroneamente, si pensa venir meno negli eventi che non si svolgono in presenza. La modalità sincrona infatti consente a docenti e discenti di interagire tra loro durante la lezione attraverso un sistema di domande e risposte, che può essere sfruttato sia nella modalità scritta che orale.
L’approccio digitale comporta secondo BT Congress a una evidente semplificazione della gestione documentale,che si traduce di fatto in un risparmio di tempo e di costi nelle comunicazioni con discenti e sponsor, nonché nell’adempimento e nella presentazione della reportistica AGENAS.
Avanti con la digitalizzazione, ma senza dimenticare l’aspetto umano. Ogni evento di BT Congress viene organizzato infatti grazie al lavoro e alla supervisione di un team che opera su vari livelli:
- conformità con la normativa AGENAS: creazione e attivazione dell’evento, raccolta materiali, registrazione docenti, presentazione della reportistica, ecc.
- assistenza e supporto tecnico: attivazione della piattaforma, creazione di interfacce personalizzate, delle pagine di registrazione e degli spazi dove poter caricare il materiale informativo degli sponsor. Realizzazione di prove tecniche con i docenti pre-evento e assistenza durante tutto lo svolgimento dell’evento.
- promozione e follow up: creazione di piani di marketing finalizzati alla promozione dell’evento e alla fidelizzazione dei discenti.